12 tipov ako si vytvoriť pracovný plán bez stresu
Komplexný návod ako plánovať – všetko, čo potrebujete vedieť. Naučte sa 6 základných krokov pri vytváraní dobrého plánu.
Dobrý plán je základom dosiahnutia každého cieľa, najmä pokiaľ ide o dlhodobú ambíciu. Zároveň vám pomôže v tom, ako zvládať stres z veľkých projektov, či už pracovných alebo osobných. Poradíme vám 6+6 tipov, ako na to.
Väčšina z nás sa už stretla s tým, že sme niekedy nesplnili to, čo sme si zaumienili. Na to, aby sme sa tentokrát naozaj priblížili svojmu cieľu, je potrebný kvalitne zostavený plán. Ten nám pomôže udržať si motiváciu aj pracovné tempo. Tiež zabráni tomu, aby sa na nás potom povinnosti nakopili všetky naraz, a tak nám pomáha v tom, ako zvládať stres. Dobrým plánovaním a postupnými úlohami sa totiž vyhýbame práci pod veľkým tlakom, ktorý by zrejme nastal pri neorganizovanom vybavovaní všetkých povinností naraz a na poslednú chvíľu. Ukážeme vám postup, ako plánovať. Ako si takýto plán krok po kroku zostaviť.
1. Ujasnite si motiváciu
Motivácia je základným pilierom úspechu. Práve od „PREČO” by sme mali podľa marketingového konzultanta Simona Sineka začínať. Aj tá najlepšia idea totiž môže zlyhať, ak nemáte dostatočný dôvod, prečo ju zrealizovať. Pri každom novom pracovnom projekte či osobnom cieli začnite preto s tým, prečo niečo robíte, prečo je to dôležité a akú hodnotu pre vás daný projekt má.
2. Vyberte si svoj cieľ
Toto je vaše “ČO”. Zvoľte si jednu konkrétnu vec, ktorú chcete dosiahnuť. Čím špecifickejší pri tom budete, tým lepšie. Nezabudnite si k tomuto cieľu pripísať aj to, kedy ho chcete dosiahnuť. Skúste sa pri tom držať reality a stanovte si taký deadline, ktorému uveríte.
3. Rozdeľte si projekt na menšie ciele
Keď sa pozrieme na veľký cieľ, môže sa nám zdať príliš vzdialený alebo neurčitý. Je obtiažne sa k nemu približovať bez toho, aby sme si k nemu vytýčili aj cestu. Preto je tento bod takisto esenciálnym pri zostavovaní vášho plánu. Premyslite si, čo všetko si cesta k vášmu cieľu vyžaduje. Teraz ju rozkúskujte na menšie fázy zakončené “checkpointmi”.
Je podstatné stanoviť si také medziciele, ktoré budú jasné definované. Keď sa na daný bod dopracujete, budete jasne vedieť, že máte prvú fázu za sebou. Týmto si vlastne staviate vlastný návod k tomu, ako dosiahnuť váš cieľ. Zároveň vám to pomôže zvládať stres, ktorý by mohol vyvolať jeden veľký a vzdialený cieľ. Rozdelenie na menšie časti vás tiež prinúti premýšľať nad konkrétnymi krokmi, ktorými si treba prejsť na to, aby ste vašu víziu dosiahli. Tým sa dostávame k nasledujúcemu bodu.
4. Naplánujte si denný zoznam úloh
V tejto chvíli je potrebné prakticky sa zamyslieť nad tým, AKO postupovať ku konkrétnym medzicieľom. Každú fázu je dôležité si preložiť do jazyka konkrétnych úloh, ktoré ju napĺňajú. Pozrite sa na prvý medzicieľ vášho plánu a stanovte si konkrétne aktivity, ktoré vás k nemu privedú. Vyhraďte si k nim aj určitý čas a deň, kedy sa im budete venovať. Môže to vyzerať napríklad takto: „Každý pracovný deň si idem hneď ráno po prebudení na 30 minút zabehať”. „Každú stredu a piatok o 18.00 hod. chodím na kurz španielčiny.” To, že im vyhradíte miesto vo vašom dennom pláne, vám napomôže reálne sa do roboty pustiť a kúsok po kúsku sa vo svojom pláne posúvať. Tiež je to prevencia voči opakovanému odkladaniu povinností, čo potom vedie k nárazovému doháňaniu, nekvalitnej práci alebo k tomu, že to rovno vzdáte.
Dni však nepreplánujte. Začnite s 3 hlavnými úlohami dňa. Ak sa vám aspoň týždeň bude dariť všetko splniť, pridajte ďalšiu.
5. Trieďte a časujte
Pri triedení činností do vašej agendy by ste mali mať na pamäti niekoľko zásad. Rozdeľte si aktivity podľa náročnosti, urgencie a typu. Najťažššie a najurgentnejšie úlohy vybavte hneď ráno. Takto vám odľahne veľká časť práce a tiež sa zvýši pravdepodobnosť, že sa do nich pustíte. S večernou únavou by sa vám do nich asi už nechcelo. Na večerné hodiny si radšej naplánujte kreatívnu prácu, vtedy vám pôjde lepšie. Zohľadňujte pri tom samozrejme aj to, kedy máte cez deň najviac energie, času a na čo bývate najviac odhodlaní. Na jednotlivé činnosti si nechajte dosť priestoru. Snažte sa držať reálneho odhadu toho, koľko môže daná aktivita trvať. Pravidelné pauzy sú povinnosťou, preto ich nezabudnite pripočítať. Pri delení dňa na jednotlivé časti zahrňte v každej fáze aj časovú rezervu, ktorá vám pokryje nečakané udalosti.
6. Rekapitulujte a buďte flexibilní
Vyhnite sa zostavovaniu rigidného plánu, ktorý celý spadne už pri prvom náznaku neistoty. Ku každému dobrému plánu patrí aj jeho schopnosť prispôsobiť sa situácii. Vyhraďte si niektorý deň a čas v týždni, kedy zhodnotíte svoje výsledky a efektívnosť vášho plánu. Môže sa stať, že jednu z aktivít pravidelne zvládate rýchlejšie ako ste predpokladali, či naopak, iná činnosť vám ide ťažšie. Podľa toho si môžete prispôsobiť časový plán na ďalšie obdobie.
Tiež je možné, že si momentálne okolnosti budú vyžadovať trochu iný prístup, aký ste si naplánovali pred týždňami či mesiacmi alebo že niektorá zo stratégií nevykazuje vôbec žiadne výsledky. Prispôsobte preto svoje činnosti, no vašu víziu si zachovajte stabilnú. Je dobré spraviť si takúto rekapituláciu aj pri dosiahnutí každého medzicieľa. Z dlhodobého hľadiska vám to pomôže odhaliť silné a slabé stránky vašich stratégií a zefektívniť váš plán. Pokiaľ na svojom pláne ešte s niekým spolupracujete, prekonzultujte vývoj spoločne.
Plán máme, čo ďalej?
Plán by sme mali. Najťažšia časť ešte len príde. Samotná práca na zvolenej aktivite a úspešné plnenie povinnosti za povinnosťou. Tu je ďalších 6 tipov navyše, ktoré vám pomôžu nevzdať sa a ešte vyšperkovať svoj plán:
7. Plánujte fyzicky
Nestačí, že máte približný plán v hlave. Napíšte si ho. Môžete využiť elektronické formy kalendárov a predtlačených plánovačov či klasický papierový diár alebo si plán zobraziť na samostatný hárok papiera, ktorý budete mať poruke. Zaznačte si váš cieľ, medziciele aj jednotlivé kroky, ktoré vás k nim privedú. Nezabudnite si napísať, kedy sa im budete venovať a hrdo odškrtnúť každý splnený krok. To, že si všetky podrobnosti vašej vízie spíšete, vám pomôže lepšie formulovať vaše ciele, rozvrhnúť si dennú agendu a sledovať svoj pokrok.
8. Ako plánovať vizuálne
Vizuálna stránka má veľký vplyv na to, či sa vám do danej aktivity napokon bude chcieť a či ju dokončíte. Tu závisí veľa aj od vašich osobných preferencií. Niektorí ľudia preferujú jednoduchý štýl čierne na bielom, iní uprednostnia farebnejšie grafické zobrazenie. Práve druhý spôsob vyobrazenia vrelo odporúčame. Nebojte sa zapojiť obrázky, svoj cieľ si nakresliť, aktivity triediť farebne či pomocou piktogramov alebo zahrnúť grafy svojho procesu. Čím viac sa do toho budete angažovať a čím viac bude pre vás samotný plán vizuálne príťažlivý, tým lepšie pre vašu motiváciu a vytrvalosť.
9. Držte motiváciu na viditeľnom mieste
S predchádzajúcim bodom súvisí aj vyobrazenie vášho finálneho cieľa a toho, prečo ho chcete dosiahnuť. Mali by mať špeciálne miesto a byť vám na očiach. Môžete si napríklad vytlačiť obrázok svojho cieľa, dopísať vlastný popis toho, čo konkrétne chcete dosiahnuť a prečo. Následne ho nalepte na také miesto, s ktorým prichádzate často do styku, napríklad k pracovnému stolu alebo k posteli. Pokiaľ sa naň pozriete hneď ráno po prebudení, automaticky odštartujete deň s vašou víziou v hlave. Nápadom môže byť aj zmena pracovnej plochy na počítači alebo pozadia na mobile.
Chcete sa naučiť pracovať s motiváciou a plánovaním? Kontaktujte nás.
10. Pracujte krátko a efektívne
Nemá zmysel naplánovať si 3-hodinovú etapu intenzívnej práce bez akejkoľvek pauzy a dúfať, že počas toho nezablúdime na debatu s kolegami či na Facebook. Aj keby nie, po takejto niekoľko hodinovej “šichte” už ťažko nazbierame energiu celý deň pokračovať. Je oveľa lepšie si prácu rozdeliť na malé články intenzívnej práce a vopred naplánované pauzy.
Ideálnym príkladom takého rozloženia je metóda Pomodoro. Pri nej si vyberiete jednu úlohu, na ktorej idete v danej chvíli pracovať a nastavíte časovač na 25 minút, počas ktorých sa na prácu naozaj sústredíte a nenecháte sa rušiť. Pokiaľ použijete jednu z podmodoro aplikácií, tá nastaví časovač za vás. Nasleduje 5 minút pauzy. Tú naozaj nepreskakujte a tých 5 minút si doprajte. Skúste sa aspoň postaviť, trochu prejsť, napiť sa či predýchať. Tieto intervaly sa vystriedajú 4-krát, po čom nasleduje dlhšia pauza, zvyčajne 20 až 30-minútová, počas ktorej si plnohodnotnejšie oddýchnete. Tieto pravidelné pauzy a relatívne krátke intervaly práce vám pomôžu zaručiť dlhšiu vytrvalosť aj lepšie výsledky. Čas jednotlivých etáp sa dá prispôsobiť, niekto sa vie plne sústrediť len 15 minút, iný to zvládne aj 45. Zlatý pomer 25/5 je však odporúčaným pravidlom.
11. Odstráňte rušiče
Jedným z najpodstatnejších faktorov, ktoré vás podporia v práci, je pozornosť zameraná len na jednu činnosť. Keď si už zvolíte úlohu, na ktorej idete pracovať, ostaňte len pri tej jednej. Nepreskakujte z nej na druhú a vypnite všetky vonkajšie kanály. Odolať rozptýleniu vám pomôže vaše osobné nastavenie aj vaše prostredie. Je dôležité, upratať si pracovný stôl a miestnosť tak, aby na ňom ostalo naozaj len to najpodstatnejšie pre danú úlohu. Všetky ostatné pripomienky, zoznamy, papiere, nedojedené sendviče či farebné letáky odpracte. Rovnaké upratovanie spravte aj na pracovnej ploche vášho počítača a otvorených záložkách na interne. Ak používate pomodoro aplikáciu, tá vám počas intervalu sústredenia na prácu môže zablokovať prístup na internet. Nebudete tak rušení neustále pípajúcimi upozorneniami. Podobné obmedzenie si počas pracovných intervalov môžete nastaviť aj na svojom počítači, kde si pomocou aplikácie môžete dať zablokovať niektoré webové stránky (ako napríklad sociálne siete), o ktorých viete, že vám zvyknú pozornosť uberať. Dôležité je tiež vysvetliť vášmu okoliu, že momentálne na niečom pracujete, potrebujete sa sústrediť a debatovať pri káve môžete neskôr, počas pauzy.
12. Odmeňujte sa
Odmena je posledným bodom, no nesmierne dôležitým. Predstavuje silný motivátor, a preto ju v každom prípade do svojich plánov zahrňte. Samozrejme, dobrý pocit z dosiahnutia toho, čo ste si zaumienili, je sám o sebe odmenou, priložte však aj čosi navyše. Niečo, čo vám spraví radosť. Dopredu si stanovte, akým spôsobom sa odmeníte, keď dosiahnete každý z medzicieľov, a tak sa na vašu odmenu môžete tešiť v pravidelných intervaloch.
V neposlednom rade majte dôveru vo svoje schopnosti. Veríme, že vám naše tipy pomôžu so zostavením vášho akčného plánu, ktorý pozitívne prispeje k dosahovaniu vašich cieľov a zvládaniu stresu. Ostáva sa už len do toho plne pustiť! Držíme palce v dosahovaní stále vyšších a vyšších ambícií.
Zdroje: Sinek, S., Start with Why
